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如何做“洞察业务”型的财务分析?

中国会计视野 2018-12-05 08:05:42

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  小张在设计完新的经营财务分析编制表格后,打算先用本年前几个月的数据测试一下,于是把全套EXCEL管理报表模板下发给三个子公司工厂的财务经理,自己负责三个事业部的管理报表,先根据EXCEL表格里的数字生成了一些分析图表,然后整理黏贴到PPT文件里,做为王总要求他做的经营分析会议演示材料,不想王总看了并不满意。

  王总:小张你辛苦了,我看了你的EXCEL编制报表的结构,还是不错的,但是这个PPT汇报材料表现力还是不够,你只展示了图形和表格,但没有评论,也没有任何标识提示这图表反映了什么含义,原因是什么,问题在哪里,怎么改进。当然这些我可以事先了解了整理好后在经营分析会上现场讲,可这份PPT会后还是要发给各部门的头备查,并且如果有什么需要他们跟进的行动,他们会后可能还要再看这报告,到时他们不知其所以然怎么办?还不是再一次次来找我们解释?

  小张:唔,我也知道……但我真的觉得挺吃力,因为确实不怎么懂下面子公司的业务,所以也不知道指标值背后的故事。

  王总:嗯,这我考虑过了,所以我在想工厂这部分的还是让那三个财务经理来做,但你还是要把这个PPT的结构和每页的内容跟他们解释清楚,跟他们一起做出来。事业部销售市场那边的项目我们没有专门的财务分析人员,我打算再招一两个人,目前只能你继续做,其实不懂业务没关系,关键是有没有去学习的态度,每天关起门来做表是不会懂业务的,得去跟业务部门多交流。

  小张:是,我也这么想。只是如果没有特定职责在身,又不是那些部门编制的人,平白无故整天跑去跟他们问这问那,也好尴尬啊。

  王总:嗯,所以说经营财务分析是一定要编制在经营单位的,对业务的解读是必须要经营单位的财务分析岗来做才行,总部只是起到汇总、检查和比较的作用。其实我的构想是这些经营单位自己也要做类似的经营分析会的财务分析汇报PPT材料,他们内部做的这个报告才应该是最详细的,到了我们这里应该只需要摘抄一些重要的点,但现在不是为了让你熟悉业务么,所以就让你先从细的做起来。

  小张:这样啊,那王总要不我申请调到下面子公司去得了,我挺想学习经营业务知识的。

  王总:哦是么?呵呵,下面还多少人想调上来呢。这个我要再考虑,毕竟总部也需要财务分析。而且事业部不是法人实体,只是管理型的组织,不需要成立常规记账报税的财务部门,所以如果以后要加事业部财务分析的岗位,我需要些时间来跟各事业部业务部门的头沟通,毕竟这种财务是需要经常跟他们打交道的,要帮助他们改善业绩的,所以得让他们对这种财务职能的角色有所认知和心理准备……这样吧,事业部相关的内容你这两个月先从会计核算信息出发,背后的来龙去脉勤问着业务部门的人,不要担心,慢慢来。这次的报告就先这样吧。

  情景9的焦点问题是:

  财务分析师如何在展现经营业绩成果后深度解读原因和背后发生的故事?

  怎样将对业务的洞察体现在用于经营分析会议汇报的管理报告上?

  经营财务分析如何洞察业务的改进机会并与业务部门一起改进经营业绩?

  一些在企业做财务分析工作的人员提到,自己的工作只是收集数据,按既定模板产出各种花哨的图表,但其实并不了解其中的涵义,也说不上来这些图表到底意味着什么,认为这样的财务分析工作很没有价值。这是初级财务分析人员的通病,即只懂得通过数据处理技术展现企业经营业绩,而没有能力进一步解释经营业绩。我们在本书之前的章节不止一次地提到经营财务分析是为企业绩效改进服务的,将企业经营业绩用各种图表直观展现出来只是财务分析师的第一步,对于一名高级财务分析师而言,必须有能力解读展现出来的图表并知道问题在哪里,如何改进。

  这里以一个有内销和出口业务的装备制造业企业为例,来看它的销售部门是如何尝试“洞察”销售收入这项指标本月实际与上期预测间的差异原因的。财务分析师在与销售部门就这些信息沟通确认过后,可以将其归纳总结写到经营分析会议的管理报告汇报PPT文档里:

  国内按照计划,正常交付的订单项目主要有:1.XXX,2.XXX,3.XXX,实际与预测一致

  本月因为客户原因取消交付的项目主要有:1.XXX,2.XXX,3.XXX,金额共计XX万元

  本月因为我方质量问题所造成的退货项目主要有:1.YY,2.YY.3.YY,退货金额为YY万元

  需求方要求推迟的项目订单主要有:ZZ,估计改在今年X月交货,影响金额为ZZ万元,可能带来的影响是XXXXXXX

  年累计的交货订单中,国外销售占20%,国内80%:

  国内投放的折扣是XXX万元,比计划多出YY万元,原因主要是XXXXXX;

  国外投放的折扣是XXX万元,比预算多出QQ万元,原因主要是XXXXXX

  从上述这些信息可以看出,只有通过与业务部门的交流,财务分析师才能“洞察”出从财务所有账证表中的“主营业务收入”科目中看不到的故事:客户取消订单的原因、退货的原因、产品质量问题、客户推迟订单的原因、折扣变化的原因……而经营财务分析报告的阅读者是业务部门的经理们,这些信息才是他们读起来更有感觉的。

  另外,差异分析还可以从驱动因素出发,例如销售收入的驱动因素可以分为销量、价格、销售产品组合这三项,当销售部门每月做收入的滚动预测的详细程度也能到这三项时,在洞察销售收入差异产生原因时就可以将差异分解,分别分析销量、价格与产品组合各自的差异原因。

  同样以这家装备制造企业为例,在为经营分析会议准备的管理报告PPT文档里,可以如图10-3所示,在原有的图表之外加上文字释义揭示销售收入差异的深层次原因:


  图10-3管理报告业务洞察分析范例

  总结对情景9的疑问的解答:

  1.借助差异分析洞察业务实质:财务分析师不仅要能够展现经营绩效,还要能够解释经营绩效,即增加“洞察力”,洞察业务重要的工具是将指标的实际值与上月更新的滚动预测比较,并与业务部门人员一起挖掘差异背后的成因,通过分解驱动特定指标业绩的驱动因素、寻找影响指标的直接业务活动类型了解形成差异的具体事项

  2.以文字释义概括对业务的洞察:将每一项关键业绩指标“实际与预测”的差异金额按构成因素或影响事项总结概括列示在管理报告的每一页上;一页PPT幻灯页应该包括概括句、图表、文字释义三部分,完整解释并洞察每一项指标的业绩成果及其背后的业务情节

  3.用业务部门能懂的方式与之沟通:在就各项指标的差异寻求业务部门的帮助解释时,财务分析师应从会计账证上的交易记录出发,但尽可能多地提供对方看得懂的信息,即与对方从事具体业务活动相关的信息项(订单号、运单号、客户编码、物料编码等等),而非会计信息(会计科目、借贷方向、分摊预提规则等),以便对方寻找提供形成差异的具体“故事”。

  (作者:李燕翔;本文选自图书《500强企业财务分析实务》,购书点击下方图片。)

(标题图片转自网络)

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